süreç yönetiminde 6 noktanın gizemi

iş hayatıma bu günlerden yaklaşık 3 yıl önce bir danışmanlık şirketinde başladım. işlerimizden biri de süreç yönetimi ve iyileştirmesiydi. bu nedenle bir sene bir ay boyunca o şirket senin bu şirket benim kendimi süreç haritası çizmeye ve süreçlerdeki aksaklıkları bulmaya adadım.

bu süre boyunca gözlemlediklerimi şu şekilde sıralayabilirim;

  1. insanların çoğu yaptıkları işi anlatamıyor ve bazı şeyleri nedenini bilmeden ve anlamadan yapıyor
  2. yöneticilerin çoğu altındaki çalışanların ne iş yaptığını bilmiyor; birimler ise birbirinden bi’haber çalışıyor
  3. çoğu kişi işlerini olduğundan daha fazla ve önemli göstermeye çalışıyor
  4. işler tıkandığında herkes suçu birbirine attığından sorunun kaynağı bulunamıyor
  5. yine çoğu kişi “süreç” kavramından bihaber olduğu için süreç yönetiminin önemini anlamaktan da uzak
  6. ve yine çoğu kişi kendi işlerinin benzersiz olduğu ve bu nedenle yaptıkları işlerin bir sürecinin olmadığı, tanımlı süreçlerin yaptıkları işe uygulanamayacağı konusunda oldukça iddialı

şirketler değişiyor, birimler değişiyor, kişiler değişiyor ama bu altı nokta değişmiyor.yalnız benim süreç yönetimiyle ilgili keşfettiğim altı noktaysa şunlar oldu;

  1. süreci çıkartılamayacak iş bulunmuyor
  2. süreci çıkartılan işlerin performansı rahatlıkla takip edilebiliyor ve başarısı ölçülebiliyor
  3. süreçler çalışanlarla paylaşıldığında yani şirketin tozlu raflarına kaldırılmadığında herkes hem kendinin hem de birbirinin ne yaptığını bilir hale geliyor
  4. kara delikler azalıyor; işlerin nerede tıkandığı bulunuyor
  5. sistemdeki aksaklıklar çok daha rahat bulunduğundan iş akışları çok daha kolay revize edilebiliyor; böylece bazı işlerin yapılma süreleri “gün” , “hafta” hatta “ay” bazında kısaltılabiliyor, verim artışı sağlanıyor
  6. şirketin müşteriye yansıyan işlerinde önemli iyileştirmeler kaydedildiğinde bunlar birer pazarlama fırsatı olarak da değerlendirilebiliyor

bütün bunlara rağmen süreç yönetimi “kabus yönetimi” gibi algılanıyor. bu nedenle anlayamadığım altı noktayı da şu şekilde sıralayabilirim;

  1. insanların vakti önemsiz işlere harcanacak kadar çok mu?
  2. işlerin nasıl yürüdüğünü bilmemek bu kadar önemsiz mi?
  3. çalışan performansını ölçememek ve insanlara adil davranmamak haksızlık değil mi?
  4. yapılan işlerle ilgili bilgilerin insanların beyinlerinin gizli kıvrımlarında yer alması ve başkalarıyla paylaşılmamasının şirkete zararı küçümsenecek kadar az mı?
  5. görev dağılımının dengesiz dağılımı insanları cezalandırmak anlamına gelmiyor mu?
  6. sorunların giderilememesi ve işlerin tıkanması şirketi olumsuz etkilemiyor mu?

inanıyorum ki bu satırların aynısını bir üç sene geçtiğinde de yazabilirim. insanların hala bu konuya uzak kalması beni üzüyor. çözüm mü? insanların yaptıkları işe ve şirkete bakış açılarını değiştirmek. kolay mı? kim söyledi…

* 8 mayıs 2007

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s